Выбрать страницу

Рабочий процесс каждой организации неразрывно связан с документооборотом, следовательно, для того, чтобы повысить эффективность бизнес-процессов, необходимо предпринять соответствующие меры по его усовершенствованию. Наибольший результат приносят комплексные меры:

  • организационные;
  • технические;
  • (орг)проектного характера;
  • программно-технические.

Оптимизация документооборота компании гарантирует преимущества:

  • определение содержания документации (типы, разновидности и формы);
  • определение содержания документальных потоков и устройство организации изнутри;
  • установление (временных) параметров по заданному назначению, включая формат воплощения самостоятельно взятых процедур в течение дела;
  • регламентирование направления хода документов в пределах документопотока.

К управленческим нормам аналогично имеет отношение построение регуляционных законодательных и методических актов. Данные бумаги устанавливают требования, рекомендации и постановления по выстраиванию документооборота в общем и целом, а также по отдельным разновидностям материала.

Документооборот – это сложный технологический процесс, включающий:

  • перемещение документов по инстанциям;
  • подготовка и согласование, подписание и др.;
  • техническая обработка (регистрация, сканирование, сортировка и т.д.).

Сформировать такое документальное движение оптимальным образом – трудоемкая задача, нуждающаяся в задействовании технических средств (копировально-множительное и компьютерное оборудование, маркировальные аппараты) и квалифицированных специалистов.

Важно помнить, что прежде чем приступать к оптимизации бизнес-процессов, нужно провести полный анализ рисков, потребностей и затрат с юридической точки зрения, сопоставив их с потенциальными ожиданиями.