Выбрать страницу

Ошибки, недочеты или непредвиденные ситуации способствуют возникновению необходимости в переписке с претензиями к контрагенту коммерческой компании.

Кто занимается претензионной работой?

В предприятиях с большими оборотами и многопрофильным характером производства или услуг может быть создано специальное подразделение или назначен конкретный сотрудник для ведения претенциозных дел. В небольших фирмах ведением претензионной работой занимается делопроизводитель, референт или секретарь. Ответ должен быть подготовлен сотрудником наиболее близким к сути возникшей проблемы.

Как оформить претензию?

Претензия есть деловое письмо. Поэтому она должна быть написана на фирменном бланке и подписана руководителем, имеющим право подписи на документах компании. Основные формулировки должны быть четкими и содержать конкретные требования с указанием документов, подтверждающих обоснованность претензии (например, номер договора и параграф в нем).

Что делать если пришла претензия?

Согласно общепринятым правилам, претензия должна регистрироваться в журнале учета входной корреспонденции и направляться на ознакомление руководителю компании или подразделения, ответственного за возникшую конфликтную ситуацию. Руководитель решает, кто (иногда самостоятельно) готовит ответ, который секретарь или делопроизводитель оформляет в виде делового письма. Если проблема может иметь последствия юридического характера, желательно получить визу юриста. Если в претензии не указан срок для ответа или решения вопроса, то ответ должен быть отправлен в течение 30 дней со дня получения претензии.

Бумажная или электронная переписка?

Использование интернета сокращает время, однако при возможных последствиях в виде судебного разбирательства, деловое письмо на бумаге, отправленное курьером или почтой с уведомлением, имеет больше шансов быть признанным в суде в качестве документа.